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(0) 11/04/2017 18:31h

Las claves para una presentación inolvidable

Las claves para una presentación inolvidable

A lo largo de nuestra vida profesional no es raro tener que enfrentarse a presentaciones de diversa índole, variando el contenido, el público y el propio contexto en el que se desarrollan. Es probable que en algún momento te hayas parado a pensar en cómo preparar una presentación perfecta que cautive al público.

Lo cierto es que no existe una presentación buena o mala per se, sino aquella que logra cumplir con su objetivo y aquella que no. Una presentación efectiva puede no solo transmitir información, sino contagiar emociones, transmitir valores, generar confianza, crear una marca personal, y en definitiva convencer al público.

Cabe destacar que una gran idea no es nada si no se sabe comunicar adecuadamente - de nada nos sirve tener la mejor idea del mundo si no vamos a ser capaces de transmitírsela a nuestra audiencia. Naturalmente, el contenido de una presentación es importante, pero una mala ejecución puede arruinar todo nuestro esfuerzo.

Dicho esto, vamos a ofrecerte un método de tres pasos que te permitirá darle a tus presentaciones ese toque memorable que cale en tu audiencia.

Planificación

Como punto de partida, es recomendable dedicar un cierto tiempo a recopilar toda la información relevante, y a partir de ella identificar uno a uno los conceptos clave, para los que crearemos preguntas y respuestas. Debemos considerar qué tipo de presentación va a ser en términos de espacio y público. Si se trata de una gran audiencia en una sala muy espaciosa generalmente aportaremos menos información y más conceptos, y si se trata de una presentación más cercana ofreceremos más información y menos conceptos.

Es muy importante que aclaremos nuestros objetivos principales y secundarios para tenerlos presentes a lo largo de todo el proceso – tanto a nivel de contenido como a nivel psicológico y emocional. También debemos contar con la duración prevista para la presentación, ya que el manejo del tiempo será un factor muy importante. Lo ideal, si el contexto lo permite, es que sea una presentación breve, ya que es muy difícil mantener la atención del público sin llegar a abrumarlo. Además, conviene estudiar el perfil, los conocimientos y las expectativas de nuestra audiencia para poder adaptar de tal manera nuestro mensaje.

Por último, tendremos que organizar el contenido de la presentación y los argumentos que la justifican de una manera lógica y comprensible. Para ello crearemos un guion estructurado en tres partes:

Introducción: Tenemos que poner en situación al público, ya que no tiene por qué estar familiarizado con nuestra área ni conocer las bases que suponen nuestro punto de partida.
Nudo: Presentamos nuestra solución, hipótesis o propuesta de manera clara, coherente y fácil, acompañada de su debida argumentación.
Desenlace: Cerramos la presentación con un breve resumen de lo visto y con un repaso de los puntos clave. 

Diseño

Las claves para una presentación inolvidable

En este paso procedemos a diseñar nuestro soporte audiovisual para la presentación. Hay que intentar mantenerlo limpio - la simplicidad suele ser un buen aliado. A esta limpieza tiene que acompañarla cierta armonía, por lo que habrá que evitar la sobrecarga de elementos, los textos muy largos, el uso de diferentes estilos de tipografía, y en general habrá que huir de la apariencia sucia y caótica.

También habrá que cuidar las imágenes, para que transmitan el concepto y su significado de una manera clara e intuitiva, y que por supuesto se adapten a la audiencia. Además, intentaremos que las imágenes no superen un tercio del tamaño de la diapositiva.

En cuanto al diseño general, conviene reducir el número de elementos al mínimo necesario, respetar espacios y márgenes, utilizar gráficos y tablas simples, y no abusar de la negrita, la cursiva, las mayúsculas ni nada que rompa esa armonía que perseguimos.

Ejecución

Ya has planificado y diseñado al milímetro una presentación maravillosa, pero tras toda esta preparación llega la hora de la verdad. Hay que tener en cuenta que a la hora de comunicar, apenas el 10% de la importancia recae sobre el contenido de lo que decimos, y el 90% restante recae sobre cómo lo comunicamos, y eso incluye nuestra postura, la velocidad del habla, la entonación, los gestos, la mirada…

En cuanto a la comunicación verbal, cabe destacar que es mejor vocalizar calmada y adecuadamente que correr y tropezar. Una buena práctica es probar, conocer, escuchar y emplear tus diferentes registros en soledad – idealmente utilizando una grabadora de audio o vídeo – para conocernos mejor a nosotros mismos y saber cómo se ve desde fuera.

No es recomendable mantener un tono totalmente plano durante toda la presentación (es posible que parte de nuestra audiencia se vea tentada a echarse una siesta si transmitimos tanta monotonía). Conviene modular la voz en función del contexto: podemos enfatizar para afirmar algo, y relajar un poco el tono para poner en situación. Con ello también es importante regular nuestro volumen de manera coherente para evitar esa monotonía.

Tampoco se debe subestimar la utilidad del uso de silencios. De nada nos sirve correr si no invitamos a la reflexión ni dejamos unos instantes para que el público procese la información que estamos aportando. Es más, una aplicación inteligente de los silencios puede conseguir captar la atención del público en los momentos clave de la presentación. Naturalmente, todos los extremos son malos, por lo que es mejor evitar abusar en exceso de esta técnica, o los asistentes pensarán que se nos ha olvidado el guion.

Vuelve a ser muy útil grabarnos a nosotros mismos en vídeo o practicar delante del espejo. Una gran parte de lo que comunicamos escapa a lo que decimos, por lo que debemos controlar nuestra postura y la “actitud” de nuestro cuerpo, ya que transmitirán el sentimiento que ponemos en lo que estamos diciendo. Nuestra mirada debe hacer cómplice al público – más allá de mover la mirada erráticamente de un lado a otro, o quedarse mirando un punto fijo, lo ideal es mirar fijamente a una persona aleatoria durante 3 o 4 segundos, y después mover nuestra mirada a otra persona más alejada, repitiendo el procedimiento una y otra vez. De esta forma, el público sentirá que estás conectando con él, y no con tu superior o con la puerta de salida. 

Por otro lado, conviene utilizar un estilo propio que se adapte bien a nuestra marca personal, para transmitir lo que realmente deseamos transmitir. Sin embargo, es mejor evitar posturas defensivas, como tener los brazos cruzados o moverlos en exceso. Además, una sonrisa siempre es contagiosa, y nunca está de más.

Durante la presentación es importante usar el escenario – el espacio físico – a nuestro favor. Si es posible, es recomendable adaptarlo a nuestras necesidades antes de comenzar. Conviene moverse un poco de vez en cuando para transmitir dinamismo. No te escondas detrás de un escritorio, evita barreras físicas entre tú y el público, nunca le des la espalda. Ten en cuenta que durante la presentación el espacio te pertenece, así que aprovéchalo a tu favor.

Las claves para una presentación inolvidable

Como decíamos antes, el manejo del tiempo es vital, y esto se aplica sobre todo al principio y al final de la presentación. Técnicamente, disponemos de 60 segundos para captar la atención del público – o para perderla por completo. Una pista: la risa es contagiosa.

Al comienzo de la presentación querremos situarnos cómodamente en el escenario, mostrar entusiasmo y abrir nuestro cuerpo. Es mejor ser natural y sincero que comunicar como un robot. Daremos una bienvenida, agradeceremos la asistencia al público y nos presentaremos. También especificaremos la duración, las reglas de participación y demás cualidades relevantes de la presentación, para a continuación explicar el planteamiento inicial – podremos hacerlo a partir de una historia personal, una reflexión, o incluso haciéndole al público una pregunta trampa.

Durante el “nudo” de la presentación, seguiremos nuestro guion mientras que lo vamos adaptando de acuerdo a las circunstancia. Tendremos que gestionar la tensión de nuestra argumentación y conectar debidamente los argumentos. 

Nuestro objetivo es seducir al público, e incluir metáforas y testimonios puede ayudarnos a alcanzarlo.

Es vital cuidar el cierre de nuestra presentación, ya que los últimos 60 segundos pueden llegar a ser incluso más importantes que los primeros. Conviene que tengamos preparado algo cautivador. Conseguir que los asistentes se rían gracias a una anécdota o comentario ingenioso, o que se queden impactados por algún dato que rompa con sus expectativas nos garantizará una reacción emocional del público, algo que hará que recuerden nuestra presentación. Aprovecharemos los últimos instantes para resumir los puntos fuertes, llamar a la acción o cerrar la venta y marcar el tono final de nuestro trabajo.

Por último, si sufres miedo escénico, debes ensayar una y otra vez, recordar que eres tú quien manda y que nadie en la sala conoce mejor el tema del que estás hablando. Debes ser consciente de que el público apenas puede percibir un 10% de tu nerviosismo, por lo que no estarás ni mucho menos perdido si te sientes un poco nervioso, es normal. Si pese a todo esto sientes que te vas a poner de los nervios, te recomendamos que eches un vistazo a nuestro artículo sobre la respiración diafragmática que te dejamos a continuación, que además te permitirá mantener la compostura ante cualquier situación, y te hará ganar multitud de beneficios para la salud.

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